Elektronische Buchführung und Archivierung prüfungssicher gestalten

Derzeit sind große Umbrüche im Gang, die mindestens genauso einschneidend sind wie die flächendeckende Einführung der elektronischen Datenverarbeitung in Unternehmen damals in den 80er Jahren. Digitalisierung, Industrie 4.0, Internet of Things sind nur einige Schlagworte für ein neues Level von EDV-Prozessen, die durch immer stärkere Vernetzung und leistungsfähigere Systeme Arbeitsabläufe tiefgreifend verändern werden.

Auch die Finanzverwaltung hat auf die Digitalisierung des Rechnungswesens reagiert und ein Regelwerk für die digitale Buchführung geschaffen: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Die elektronische Buchführung - und damit auch die rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Dokumente - ist inzwischen stärker in den Fokus der Betriebsprüfung gerückt.

Die hieraus resultierenden Risiken dürfen keinesfalls unterschätzt werden: Enthält die Organisation Ihrer elektronischen Buchführung schwerwiegende Mängel, wird sie bei der Betriebsprüfung nicht anerkannt. In diesem Fall drohen Umsatz- und Gewinnschätzungen, die häufig zu Mehrsteuern führen. Werden außerdem elektronische Rechnungen nicht prüfungssicher archiviert, kann auch der Verlust des Vorsteuerabzugs drohen.